上司はいつも忙しい
ビジネス文書で最も求められる
のは、その伝達力です。
重要なことをスピーディに、
そして、確実に上司に伝える。
ここを目指した文章力は、組織
があなたへの信頼感を作るベースになります。
簡潔で、読みやすく、短時間でその主旨が理解できる。
プレゼンや会議での発言も同様です。
読んでもらう相手の立場に立つ。
読む側や聞く側が求める“スピード感”を意識して書くことです。
皆、自分の仕事で精一杯に時間を使っています。
その間を縫ってたくさんの報告、確認、議論をこなします。
自己アピールとか、目立つためとの文章はＮＧです。
2回目までは読んでくれる
支離滅裂で意味不明なレポートを書いていると、3回目には上司は読んで
くれないかもしれません。
忙しい上司は、意味不明で、伝達力の乏しい文書は目にも止めません。
文章力に信頼がおけないので、読む価値を感じさせないからです。
その結果、あなたの提案や発言にも関心を持たないでしょう。
上司が「安心して読める」文章力を持っていることを証明するのが、
ビジネスの大事なスキルなのです。
良いレポートは短文から
まずは、上司が手に取って読んでくれるような文章力に関する信頼感を
得ることが先決です。
内容の充実度はその後の問題です。
理解しやすい無駄のない文章を書ける部下、という位置づけを得ることが
美辞の基本です。
転職企業に、自分の存在を認知してもらうための、地味ですが必要性の高
いスキルです。
書くことは経験
書くことが苦手という方も多いと思います。
でもとりあえず、書く練習からしてはどうでしょう。
ビジネスライティングの要件は簡潔であることです。
ですから、小説のような凝った表現力や、美文は必要ありません。
また、複雑な長文はできるだけ避けましょう。
報告すべき情報を整理して、読む側にパッと理解してもらえることが基準
です。
そのためには、短文を心がけることです。
短い文章ほど読みやすく、意味が伝わります。
考え抜いた結果の、無駄のない短文を練習しましょう。
書き続けると慣れてくる
お手本には先輩や上司の文章を参考にしてはどうでしょう。
上司の立場で読んで、一番納得する書き方を選ぶのです。
あるいは、フィクションでもノンフィクションでもいいです。
読みやすいと思った作家の文章をなぞってもよいでしょう。
しかし、とにかく自信がなければ、書き始めることが必要です。
日記や日報のようなものから初めて、少しずつ量を増やしてゆく。
一定の期間続けると、慣れてきます。