伝達力は仕事の基礎
職場の文章力で求められる
のは、簡潔さとスピード感
です。
むだなく、最短時間で言いたいことを伝達する。
これが、ビジネス世界の暗黙のルールです。
この時、1段落(パラグラフ) を200文字でまとめると、文章が
簡潔になります。
段落とは1つの話題や出来事を報告・伝達するときの基本単位量
です。
トピックとも呼ばれます。
200字とは、400字原稿用紙半分の分量です。
しかし、元々、書き方にそんな決まりごとはありません。
その基準も時代によっても変わり、個人によっても違います。
その点を踏まえた上での、私の個人的な基準を示しました。
少し幅を見て、200~300文字くらいを意識してはいかがで
しょう。
“理解が速い”を徹底する
現代のビジネス文書に求められるのは、伝達スピードです。
一般的に、同じ内容でも段落が長いと読むスピードは落ちます。
ビジネス文書は、伝達するときの速さが最も求められます。
剛速球をど真ん中へ投げ込む。
スポーツカーのように最速で伝達する。
これが必須です。
詩的な表現や修辞はほとんど必要ありません。
長い複雑な構文は敬遠されます。
1段落、200文字を基本に
段落がいくつか集まって、1つの伝達単位になります。
本や雑誌における“小見出し”に相当する単位です。
同じ小見出しの中では無関係な事柄をできるだけ外します。
主旨や主張の一貫性が求められるということです。
伝達単位が集合して第1部、第2部となります。
書籍でいえば、その上の単位が章立てになります。
だからといって、この構造がすべてではありません。
内容構成よりも伝達スピード優先と割り切ったほうが良いで
しょう。
最初の段落は、その伝達単位の結論を述べます。
結論から始めるのがビジネスの鉄則だからです。
200~300字を超えるなら、結論をさらに集約します。
結論から示すことも、伝達スピードが求められるからです。
800字でまとめる
1つの小見出し(主旨や提案の最小単位)の内容は段落数で
3~4くらいで構成すると全体も簡潔になります。
もちろん、段落数は増えても構いません。
提案書によっては、5以上の段落も珍しくありません。
でも、初めは3つか4つくらいの段落でまとめるようにする
ことです。
文字数でいえば、600~800字で、多くても1000字くらいを
基準とするとよいでしょう。
原稿用紙2枚前後ですべてのビジネス文書をまとめてみる
ことです。
上記はあくまでも、最初の基準です。
慣れるにしたがって、自分の基準を作ってゆきます。
これを続けると、伝達すべき事柄の構造が見えてくるでしょう。