200字から始めるハイスピード伝達力

伝達力は仕事の基礎

職場の文章力で求められる

のは、簡潔さとスピード感

です。

むだなく、最短時間で言いたいことを伝達する。

これが、ビジネス世界の暗黙のルールです。

この時、1段落(パラグラフ) を200文字でまとめると、文章が

簡潔になります。

段落とは1つの話題や出来事を報告・伝達するときの基本単位量

です。

トピックとも呼ばれます。

200字とは、400字原稿用紙半分の分量です。

しかし、元々、書き方にそんな決まりごとはありません。

その基準も時代によっても変わり、個人によっても違います。

その点を踏まえた上での、私の個人的な基準を示しました。

少し幅を見て、200~300文字くらいを意識してはいかがで

しょう。

“理解が速い”を徹底する

現代のビジネス文書に求められるのは、伝達スピードです。

一般的に、同じ内容でも段落が長いと読むスピードは落ちます。

ビジネス文書は、伝達するときの速さが最も求められます。

剛速球をど真ん中へ投げ込む。

スポーツカーのように最速で伝達する。

これが必須です。

詩的な表現や修辞はほとんど必要ありません。

長い複雑な構文は敬遠されます。

1段落、200文字を基本に

段落がいくつか集まって、1つの伝達単位になります。

本や雑誌における“小見出し”に相当する単位です。

同じ小見出しの中では無関係な事柄をできるだけ外します。

主旨や主張の一貫性が求められるということです。

伝達単位が集合して第1部、第2部となります。

書籍でいえば、その上の単位が章立てになります。

だからといって、この構造がすべてではありません。

内容構成よりも伝達スピード優先と割り切ったほうが良いで

しょう。

最初の段落は、その伝達単位の結論を述べます。

結論から始めるのがビジネスの鉄則だからです。

200~300字を超えるなら、結論をさらに集約します。

結論から示すことも、伝達スピードが求められるからです。

800字でまとめる

1つの小見出し(主旨や提案の最小単位)の内容は段落数で

3~4くらいで構成すると全体も簡潔になります。

もちろん、段落数は増えても構いません。

提案書によっては、5以上の段落も珍しくありません。

でも、初めは3つか4つくらいの段落でまとめるようにする

ことです。

文字数でいえば、600~800字で、多くても1000字くらいを

基準とするとよいでしょう。

原稿用紙2枚前後ですべてのビジネス文書をまとめてみる

ことです。

上記はあくまでも、最初の基準です。

慣れるにしたがって、自分の基準を作ってゆきます。

これを続けると、伝達すべき事柄の構造が見えてくるでしょう。