数字を単独で見ても意味は分からない
数字を「読む」ときの基本
は、着目した数字を別の
数字と比較することです。
例えば、売上の成長率を見るなら前年のデータと比べます。
伸びていればOKですが、前年割れならその落差に応じた対策を
講じなくてはなりません。
あるいは、前月と比べたほうが適切な場合は、対前月比で比較
します。
また、業界1位企業との売上格差は、シェア率格差と見てよい
でしょう。
給与、残業時間、休日日数等、仕事で使う数字は、単独で見て
いてもあまり意味はありません。1つの数字を別の数字と比較
することです。
数字は見通しも語る
また、全社の平均値と比べることで、自分や、自分のチームの
成績の相対的な位置づけがおよそ分かります。
特定の数字を別の数字と比較して、自分たちは現在どこにいる
のか、どちらに向かっているのかを知る必要があります。
比較することで、現在地を知ることができるということです。
発表時の2つのポイント
数字の発表の際、大切なことは2つです。
第1は、その数字を比率で置き換えること。
第2は、直近の連続期間でどういう傾向にあるか。
これで、実績報告の発表は事実上終了します。
例えば、予算に関する発表会を想定してみましょう。
前月の売上はOOOOOOOO円です。
これだけでは、ほかの参加者はその数字の意味が分かりません。
そこで、これは予算対比105％ですといえば、ほっとするで
しょう。
次に、この実績をここ3か月の推移をみると、例えば“横這い”
傾向にある、とまとめれば今後の対策もある程度予測できます。
数字の並びから、事業の変化を見る
もちろん、上昇傾向も下降現象もあります。
数字を発表するとき、その数字だけでは意味が通じないので、
- 比率で表現する（ここでは予算対比を使用）
- 過去の成績を並べると、今後どんな傾向が予想できるか
この2つは習慣的に覚えておくことです。
対策を提案するのは、それからです。
最も大切なことから、簡潔に整理して発表する
ここで控えるべきは、実績、比較、傾向の発表のそれぞれの
場面で、一つずつ解説を加えることです。
実績、比率、傾向に対しての細々とした補足説明などは後で
まとめて一括して発表する。
これが、数値発表の際のマナーです。
一番知りたい数字の意味と、プレゼン者の意見がごちゃ混ぜに
なるとプレゼンの内容が混乱します。
秩序なきプレゼンの典型です。
簡潔な発表は、聞く側の最も知りたいニーズを短時間で満たし
ます。
そのためには、数字を見た時、自分が最初に知りたいことは
何かという見方を身に着ける練習をすることです。